NEO踊るOL。

もう踊っていないしOLでもない、フリーのライター/カメラマン/PR/マーケター。都内に生息。

タスクカフェで週次レビューを回せ!

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こんばんは、週末は比較的無口な踊るOLです。

さて、今日は先日宣言した通り、「タスクカフェ」に参加してきましたよ!

巷では、マコトシヤカに囁かれている「タスクカフェの日は雨」説。
あれ…雨、あんまり降ってない…??

拍子抜けしつつ、会場であるT's渋谷フラッグへ。
ココの会議室、キレイでスキ。


今日のタイムスケジュールはこんな感じでした↓
09:00~ 受付開始
09:05~ 各自週次レビューのセッティング開始
09:10~ オオハシさん&ササキさんから週次レビューのやり方についてご紹介
09:30~ 各自、週次レビュー開始
10:30~ Q&A
11:15~ 各自週次レビュー再開
12:00~ 作業終了→会場内でランチ会
初めてで緊張するわーと思いつつ、知ってる顔だらけだったので一気に安心(意外と小心)。

けれど、そんなホっとしたワタシを驚愕させる事件がこの後に起こります。

 
Hard at work...Hard at work... / Matt Seppings

●プロジェクト管理のお話。

前回も同じテーマだったらしく、復習からスタート。

<プロジェクト管理とは…>
  =ボリュームマネジメント
    様々なプロジェクト(以下、PJT)を横断して、「今日どのタスクに集中するか
    オオハシさんは約50のプロジェクトを抱えており、Nozbeというツールで管理
    しているそうです。
  =露出管理
    Nozbe上でそれぞれのPJTにラベル(特上・上・並+超絶上)を付けてPJTの
    優先順位を管理し、自分の注意をコントロールしているとのこと。

<PJTを管理すると…>
  *たくさんの仕事を抱えても混乱しなくなる(漠然とした不安からの解放)。
  *一時にひとつのPJTに集中できる(他のPJTのタスクが混ざらない)。
  ⇒いずれも、PJTが適切に管理できているのが前提条件。
   そのためには、
   「どのPJTに注意を向けるか」を定期的にアップデートすることが大切。

<定期的にPJTを整理する>
  *今は何について考えるのがBESTか?余計なことをして注意の浪費を防ぐ。
      ↓
    予め下ごしらえしておく=週次レビュー

  *レビューとは、タスクのシャッフル&ディール
      ↓
    ①今抱えているタスクを収集
    ②そのタスクを適切な優先順位を付けてスケジューリング
      ↓
    1つ1つのタスクに集中できる

The Devil & God Are Raging Inside MeThe Devil & God Are Raging Inside Me / Positive / Negative

●日次レビューと週次レビュー

続いて、オオハシさんのレビューのやり方を紹介。
ココで衝撃が…

まずは日次レビューから。

オオハシさんの日次レビューは「日次スタート」と「日次クローズ」に分かれるとのこと。
たちさん(@ttachi)が毎朝Tweetしている「日次スタート」の意味がようやく分かりました。

<日次スタート>
 ・昨日の記録を読み返す
 ・昨日の残作業を確認する
 ・今日発生したことを整理する
 ・今日やるべきことを決める

<日次クローズ>
 ・今日もらった資料を整理する
 ・今日発生したアポイントをカレンダーに記入する
 ・明日以降にやることを集める

続いて週次レビュー、と思いきや…

スライドには、
「以下次号!エッ(゚Д゚)」という文字が…

ちょ、ちょ、ちょっと待て。

いやいやいや、今日初めて週次レビューをまともにやるんですぜ?

以下次号て。


あまりの衝撃に無言で固まるワタシ。

ほぼ日手帳2012ほぼ日手帳2012 / yto

…以前、シゴタノ!でべっくんが書いてた週次レビューの記事を必死に思い出しつつ(Evernoteにクリップしてあった!)、見よう見まねでスタート。

1)気になることの洗い出しを行う
2)メール/書類/手書きメモなどの情報を管理ツールに取り込み
3)Evernoteのノートを整理
4)Evernoteの1週間分のノートの振り返りと追記
5)プロジェクトリストやSOMEDAYリストの見直し
6)Toodledoのタスクステータスを最新化
7)Googleカレンダーの予定を最新化

べっくんの記事にある項目↑のうち、何が自分に当てはまりそうか?と考えてみます。

(2)は手書きメモ以外、手元に無いので一部却下。

(3)はWebInbox(Webクリップが最初に入るノートブック)は少しずつ整理しているところ(数が膨大過ぎる)&PCナシだとキビシイので却下。

(6)はToodledoを使いこなせていないので却下。

というわけで、(1)・(4)・(5)・(7)と(2)の一部が対象になりそうです。

で、まずは(1)と(5)をスタートしたんですが、まー後から後からじゃんじゃん出てくる!

仕事で気になっていること、やりたいこと、残タスクを洗いだしたら、33項目。
プライベートでやりたいこと、やり残していること、気になっていることは、34項目。
(プライベートのほうはSOMEDAYリストを入れるともっとあるけど時間切れ)

バーっと洗いだしただけなので、中にはPJTも小さなタスクも混在している感じ。
これらをPJTとタスクに分類して、PJTはタスクに分解して、優先順位を付けて、スケジューリングするのね…と少し気が遠くなりつつ、何だかアタマの中はスッキリ。

「やりたいこと・やるべきこと」のボリュームがどのくらいあるか分からないからモヤモヤするのであって、ボリュームがある程度把握できたら、膨大さに驚くけれど、モヤモヤからは解放されるんですねー。

GTDの収集フェーズの簡易版をやった感じかな。
確かに毎週キチンと週次レビューをやっていったら、どんどんリストの項目も減っていくだろうし、新たにやりたいと思うことも出てくるだろうし、イイコトずくめですね!


週次レビュー、オススメです!
(ちなみに「週次レビューガイド」は当日メールで届きました。コチラも熟読します!)

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■編集後記■

会場のMBA率の高さにココロが揺れ動きまくりのワタシ。
モバイルルーターと料金プランを決めたら買おう、と思っていたら、お友達のねざさん(@nezanezane)がイロイロと教えてくれました!

よし、docomoモバイルルーターを買います!
んでもって、いよいよMBA購入へ…!

聖地・銀座Appleストアで買いたいけど、メモリは8Gにしたいのでオンラインで買うか…うむむ、嬉しい悩みですね(笑)


ではまた!